Hvordan arrangere klima- og energikonferansen

Skrevet av Kate

Klima- og energikonferansen “Vi må snakke om i morgen” arrangeres hvert år i september. Allerede under fjorårets konferanse begynte jeg planleggingen for årets konferanse. I dette innlegget vil jeg dele litt mer om hva jeg som konferanseleder gjør i løpet av året slik at klima- og energikonferansen kan gjennomføres 17. september i Grieghallen. Det er mye som skal på plass.

Det første valget jeg måtte ta som konferanseleder var er tema. Tidligere konferanser har vi hatt temaer som “den tverrfaglige løsningen” og “netto null - et samfunn uten fossilt brensel". I dagens samfunn ser vi at naturressurser er under mye press og må brukes mer effektivt. Derfor ble det naturlig å velge sirkulær økonomi som tema for årets konferanse. Og etter en liten idérunde i teamet ble tittelen “I samspill med naturen” klar.

Under fjorårets konferanse tok jeg imot innledere.

Med tema i bakhodet, begynte jeg å tenke på innhold og program. Å lage en struktur for konferansen, hva skal foregå, hvem skal inviteres og hvordan dette skal gjennomføres skaper utgangspunktet for resten av planleggingen. Vi lærer mye fra tidligere konferanser og jobber for at konferansen stadig skal bli bedre. Derfor liker vi å spørre alle deltakerne om hvordan de opplevde kvelden og hva som kan forbedres. Dette gjorde jeg i fjor og har vært veldig nyttig i arbeidet med årets konferanse.

Klar for digitalt møte med potensiell innleder!

For at konferansen kan gjennomføres, trengs milder. Som en studentdrevet stiftelse har vi ikke egne ressurser til å arrangere en stor konferanse. Vi er avhengig av samarbeidspartnere, sponsorer og eksterne midler. Derfor starter vi så tidlig som mulig med å søke midler til arrangementet. Å skrive søknader, lage budsjett og sørge for at vi får nok midler og holder oss innenfor budsjett er noe jeg ikke har vært så mye borti før. Heldigvis har vi en dyktig økonomiansvarlig på teamet som hjelper til.

Det er mange valg som hovedsakelig faller på meg som konferanseleder, men heldigvis har jeg et utrolig bra team jeg kan diskutere tanker og idéer med, og få god hjelp og innspill fra. Vi har allmøter hver måned hvor jeg oppdaterer resten på arbeidet som gjøres og hvilke oppgaver jeg trenger hjelp til. Det kan være alt fra å velge innledere og forslag til bedrifter på stands til å diskutere hvilke farger og grafikk vi ønsker å presentere konferansen med. 

Konferanseleder Kate

Grunnen til at jeg ville bli konferanseleder for årets konferanse, var fordi jeg ønsket en ny utfordring. Stillingen gir meg mulighet til å være kreativ og skape en kveld rundt et tema jeg selv er interessert i. Det er mye ansvar, men jeg lærer stadig nye ting som jeg vet jeg vil få bruk for senere.

- Kate

Mer om hva rollen som prosjektleder for konferansen innebærer her.